Verwaltung von Mitgliedern und Wasseranschlüssen für Wassergenossenschaften
Die Mitglieder und Wasseranschlüsse sind natürlich das Herzstück Ihrer Daten. Bei uns im Programm verwalten wir beides getrennt voneinander, sodass ein Mitglied auch mehrere Anschlüsse haben kann. Vor allem bei der Jahresabrechnung ist das dann praktisch, weil alle Anschlüsse auf einer gemeinsamen Rechnung sind.
Mitgliederverwaltung
Sie finden alle Mitglieder in einer übersichtlichen Liste direkt im Programm. Keine verteilten Excel-Listen, keine Zettelwirtschaft, alles ist dort, wo Sie es brauchen. Über eine schnelle Suche finden Sie ganz leicht die Person, die Sie gerade brauchen, und für spezielle Anforderungen können Sie über die Export-Funktion die Mitgliederliste jederzeit als Excel-Datei speichern.
Bestehende Daten aus Excel übernehmen
Sie starten bereits mit einer Mitglieder- oder Anschlussliste? Über den Excel-Import im XLSX-Format ordnen Sie die Spalten Ihrer Datei den passenden Datenfeldern zu. So müssen Sie vorhandene Daten nicht noch einmal händisch eingeben. Bei der Einrichtung unterstützen wir Sie bei der Datenübernahme.
Rechnungsdaten und Kontaktdaten
Zu jedem Mitglied können Sie Namen und Anschrift speichern, zusätzliche Rechnungsdaten und vor allem die Kontaktdaten. Wenn Sie die E-Mail-Adresse eines Mitglieds haben, können Sie entscheiden, ob diese für die Zählerstandsablesung verwendet werden soll oder auch für die Rechnungszustellung per E-Mail verwendet werden soll. Das spart Ihnen nicht nur ein paar Blätter Papier pro Jahr, sondern auch einiges an Arbeit.
Beim Mitglied sehen Sie dann die Anschlüsse, die diesem Mitglied gehören.
Zahlung per SEPA Einzug
Falls Sie die Gebühren per SEPA-Einzug einziehen, können Sie das auch direkt beim Mitglied hinterlegen.
Notizen
Für alles, was sonst keinen Platz findet, gibt es Notizen. Dort können Sie Dinge eintragen, für die es keine extra Eingabefelder im Programm gibt.
Verwaltung von Wasseranschlüssen
Ganz gleich aufgebaut wie die Mitgliederliste ist auch die Liste der Wasseranschlüsse. Dort haben Sie einen schnellen Überblick, können aber auch wieder über die Suche nach einem bestimmten Anschluss oder auch nach dem Namen des Mitglieds, dem der Anschluss gehört, suchen.
Den Tarif, die Ablesemethode, die Zählernummer und den Zählerstand sieht man direkt in der Übersicht.
Leitungsabschnitte
Viele Genossenschaften unterteilen ihr Wasserleitungsnetz in verschiedene Abschnitte. So kann man zuordnen, welcher Anschluss an welchem Abschnitt hängt. Bei Reparaturen oder auch bei Schäden ist das besonders hilfreich, weil man dann nur diejenigen informieren muss, die es auch tatsächlich betrifft.
Mitglied & Anschluss
In der Detailansicht eines Anschlusses kann man jederzeit auch zum Mitglied wechseln, wenn man zum Beispiel Kontaktdaten braucht.
Anschlussbezeichnung
Manchmal ist es auch sinnvoll, eine zusätzliche Bezeichnung beim Anschluss anzugeben, vor allem dann, wenn ein Mitglied mehrere Anschlüsse hat. Das könnte zum Beispiel auch die Gemeinde sein, die einen Anschluss für die Schule, einen für den Kindergarten und einen für das Gemeindeamt hat.
Tarif und Ablesung
Sie können bei uns im Programm verschiedene Abrechnungstarife anlegen. So gibt es vielleicht andere Tarife für Haushalte als für Firmen oder für Landwirtschaften. Manche haben auch eigene Tarife für Pools. Diesen Tarif können Sie beim Anschluss dann einstellen.
Außerdem gibt es mehrere Ablesemethoden. Wenn zum Beispiel eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist, bekommen die Mitglieder einen Link zugeschickt, wo sie selbst ihren Zählerstand eingeben können. Manche Anschlüsse werden vom Team abgelesen, und als Erweiterung bieten wir auch die Anbindung von Funkzählern an.
Zähler und Zählertausch
Zu jedem Anschluss können Sie auch den Zähler verwalten. Da sehen Sie die Zählernummer und auch, ob der Zähler zuletzt getauscht wurde. Dann behalten Sie im Überblick, welche Zähler im nächsten Jahr zum Beispiel zu tauschen sind.
Ältere Zähler gezielt finden
Mit dem Filter „Zähler älter als“ grenzen Sie die Anschlussliste nach dem Zählertauschjahr ein. So finden Sie ältere Zähler gezielt und können den nächsten Tausch vorbereiten. Auch Anschlüsse ohne eingetragenes Zählertauschjahr werden dabei angezeigt, damit Sie fehlende Angaben prüfen können.
Apropos Zählertausch: Dazu gibt es einen eigenen Assistenten, der Ihnen dabei viel Arbeit erspart.
Verbrauch und frühere Abrechnungen
Den Verbrauch dieses Anschlusses sehen Sie sowohl als Diagramm als auch als Liste der früheren Abrechnungen. Selbst wenn der Eigentümer zwischendurch wechseln sollte, bleibt der Anschluss derselbe, und die Statistiken gehen über die gesamte Lebensdauer dieses Anschlusses.
Erweiterte Anschlusseinstellungen
Wenn die Adresse des Mitglieds nicht der Standort des Anschlusses ist, kann beim Anschluss zusätzlich noch ein Standort angegeben werden. Außerdem kann es pro Anschluss noch besondere Einstellungen zur Abrechnung geben, wie z. B. Änderungen beim Mindestpreis, eine andere Grundgebühr oder auch eine andere Zählermiete.
Subzähler
Auch Subzähler werden direkt im Programm berücksichtigt. Wenn es also beim Haus einen Hauptzähler gibt und dahinter einen weiteren Zähler für eine Wohnung oder einen Stall, können diese separat verrechnet werden. Der Subzähler wird bei der Jahresabrechnung automatisch vom Hauptzähler abgezogen.
Dokumente beim Mitglied oder Anschluss ablegen
Mit dem Erweiterungsmodul „Dokumente“ speichern Sie beispielsweise Fotos, Lagepläne oder Verträge direkt beim passenden Mitglied oder Wasseranschluss. So finden Sie die Unterlagen dort, wo Sie sie für die Verwaltung brauchen.
Häufige Fragen zur Mitglieder- und Anschlussverwaltung
Kann ein Mitglied mehrere Wasseranschlüsse haben?
Ja. Mitglieder und Anschlüsse werden getrennt verwaltet. Dadurch können Sie einem Mitglied mehrere Anschlüsse zuordnen und diese bei der Jahresabrechnung auf einer gemeinsamen Rechnung abrechnen.
Können wir unsere bestehenden Excel-Listen übernehmen?
Das Programm bietet einen Import für Excel-Dateien im XLSX-Format. Dabei werden die Spalten Ihrer Datei den passenden Datenfeldern zugeordnet. Bei der Einrichtung unterstützen wir Sie bei der Übernahme Ihrer Daten.
Wie finden wir heraus, welche Zähler für einen Tausch infrage kommen?
In der Anschlussliste können Sie nach dem Zählertauschjahr filtern. So grenzen Sie ältere Zähler gezielt ein und können den nächsten Zählertausch vorbereiten.
Bleibt der Verbrauchsverlauf bei einem Eigentümerwechsel erhalten?
Ja. Der Verlauf gehört zum Anschluss und bleibt auch bei einem Eigentümerwechsel erhalten.