Aussendungen für Einladungen oder Störungsmeldungen
Auf den ersten Blick wirkt es nicht wie eine wichtige Funktion im Programm, aber Sie werden nach und nach merken, wie viel Zeit Sie bisher damit verbracht haben, die Adresslisten für die verschiedenen Aussendungen zusammenzustellen und dann die Aussendung separat für E-Mail und Postversand aufzubereiten. All das passiert hier im Programm ganz automatisch. Sie schreiben die Nachricht ein einziges Mal. Wer eine E-Mail-Adresse hat, bekommt die Nachricht per E-Mail. Für alle anderen bekommen Sie einen Serienbrief, den Sie nur mehr fertig formatiert ausdrucken müssen.
Störungsmeldungen nach Leitungsabschnitt
Wenn Sie Ihre Anschlüsse nach Leitungsabschnitten unterteilt haben, können Sie bei Störungen beispielsweise nur die betroffenen Mitglieder informieren.
Jahreshauptversammlung nur für Mitglieder
Mit unserem Zusatzmodul für Mieter und Hausverwaltungen können Sie auch unterscheiden, dass eine Einladung zur Jahreshauptversammlung nur an Mitglieder geht, nicht an Mieter.
Selbstablesung per E-Mail
Sie können auch eine E-Mail an alle Mitglieder aussenden, damit diese ihren Zählerstand bekannt geben. Diese Funktion ist Teil der Jahresabrechnung.
Rechnungen aussenden
Wenn Sie zum Jahresende möglicherweise 200 oder 300 Rechnungen an Ihre Mitglieder aussenden, werden Sie auch froh sein über die Funktionen. Sie können dann alle Rechnungen, bei denen eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist, auf einmal versenden, und den Text dazu schreiben Sie natürlich nur einmal. Nur die Rechnungen, die dann noch übrig bleiben, die müssen Sie ausdrucken und in ein Kuvert stecken.
Vergangene Aussendungen wiederverwenden
Für die nächste Jahreshauptversammlung müssen Sie nicht bei einem leeren Blatt beginnen. Verwenden Sie eine vergangene Aussendung als Grundlage und passen Sie den Text für den neuen Anlass an.
Persönliche Ansprache mit Platzhaltern
Sie schreiben Ihren Nachrichtentext einmal. Über Platzhalter können passende Empfängerdaten beim Versand automatisch eingefügt werden. So bleibt die Aussendung persönlich, ohne dass Sie jedes Schreiben einzeln bearbeiten müssen.
Vor dem Versand kontrollieren
Der Ablauf führt Sie von der Vorlage über die Empfängerauswahl und den Nachrichtentext bis zur Kontrolle. In der Vorschau sehen Sie das Schreiben vor dem Versand. Für den Postversand können Sie die Serienbriefe auch gemeinsam in einem Dokument herunterladen.
Dokumente als Anhang hinzufügen
Mit dem Erweiterungsmodul „Dokumente“ können Sie Ihrer Aussendung Anhänge hinzufügen, zum Beispiel einen Prüfbericht oder weitere Unterlagen zur Einladung.
Häufige Fragen zu Aussendungen
Erreichen wir auch Mitglieder ohne E-Mail-Adresse?
Ja. Für diese Empfänger können Sie einen fertig formatierten Serienbrief erstellen und ausdrucken. Den Nachrichtentext müssen Sie dafür nicht noch einmal schreiben.
Kann ich eine frühere Aussendung wiederverwenden?
Ja. Vergangene Aussendungen stehen als Grundlage für eine neue Nachricht zur Verfügung. So müssen Sie wiederkehrende Schreiben nicht jedes Mal neu aufbauen.
Kann ich die Nachricht vor dem Versand ansehen?
Ja. Sie können eine Vorschau aufrufen und die Aussendung vor dem Versand kontrollieren.
Können wir Dokumente oder Prüfberichte mitschicken?
Mit dem Erweiterungsmodul „Dokumente“ können Sie Anhänge zu Aussendungen hinzufügen.