Fragen & Antworten zur Verwaltung Ihrer Genossenschaft mit WasserBilanz
Zählerablesung und Zählertausch
Wie starte ich die jährliche Zählerablesung?
Unter „Abrechnung“ → „Neue Abrechnung starten“ beginnen Sie mit der Jahresablesung für alle Anschlüsse. Danach führt Sie ein Assistent Schritt für Schritt durch den Prozess.
Warum werden Anschlussnummer und Zählernummer im allgemeinen Serienbrief nicht eingesetzt?
Der allgemeine Serienbrief wird pro Mitglied und nicht pro Anschluss erstellt. Deshalb funktionieren dort die Platzhalter für Anschlussnummer und Zählernummer nicht.
Für die Zählerablesung verwenden Sie stattdessen die Aussendung innerhalb der Abrechnung.
Wie fordere ich Zählerstände von Mitgliedern ohne E-Mail-Adresse an?
Für Mitglieder ohne E-Mail-Adresse wählen Sie im Serienbrief die passenden Mitglieder aus und versenden ein Schreiben mit freien Feldern für Zählerstand und Zählernummer.
Die Rückmeldungen tragen Sie anschließend selbst ein. Für diese Anschlüsse bleibt die Einstellung „Team-Ablesung“ bestehen.
Eine automatische Ableseaufforderung per Post mit anschlussbezogenen Platzhaltern gibt es dafür nicht.
Wie stelle ich einen verlorenen Ableselink erneut bereit?
Öffnen Sie in der laufenden Abrechnung beim Anschluss die Aktionen und wählen Sie „Ableselink kopieren“, um ihn erneut zu senden.
Falls der Menüpunkt nicht erscheint, prüfen Sie, ob Sie sich in der richtigen Abrechnung befinden oder ob der Status der Ablesung diese Funktion noch nicht zulässt.
Wie korrigiere ich einen falschen alten Zählerstand in der laufenden Abrechnung?
Öffnen Sie in der laufenden Abrechnung die Aktionen des betroffenen Anschlusses und wählen Sie „alten Zählerstand korrigieren“. Tragen Sie den richtigen alten Stand ein.
Mit „Zählerstand beim Anschluss ebenfalls korrigieren“ legen Sie fest, ob auch der gespeicherte Stand angepasst wird.
Falls bereits eine Rechnung erstellt wurde, wenden Sie sich bitte an den Support, um das weitere Vorgehen abzustimmen.
Wie wird der Verbrauch beim Zählertausch in der nächsten Abrechnung berücksichtigt?
Beim Zählertausch erfassen Sie im Assistenten „Zählertausch“ den letzten Stand des alten Zählers.
Der noch offene Verbrauch wird als Übertrag in die nächste Abrechnung übernommen und mit einem Minuszeichen angezeigt.
Verwechseln Sie den Übertrag nicht mit einem neuen Ablesewert und ändern Sie das Vorzeichen nicht einfach so. Wenn etwas nicht plausibel ist, lassen Sie den Eintrag prüfen, bevor Sie ihn ändern.
Mehr zu den Assistenten für Ablesung und Zählertausch.
Rechnungen und Tarife
Wie wähle ich mehrere abrechnungsbereite Anschlüsse für die Rechnungserstellung aus?
Klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben „Rechnung erstellen“. Dort finden Sie „Alle auswählen für die die Rechnung erstellt werden kann“.
Damit werden die Anschlüsse ausgewählt, die bereits bereit sind, beispielsweise weil die Zählerstände eingegeben wurden. Noch nicht bereite Anschlüsse werden dabei nicht mit ausgewählt.
Kann ich einen Rechnungsentwurf noch bearbeiten oder löschen?
Solange eine Rechnung ein Entwurf ist, können Sie sie bearbeiten oder löschen. Zum Löschen gehen Sie auf „Rechnungen“ → „Aktionen“ → „Löschen“.
Danach steht die zugehörige Abrechnung wieder auf „Zählerstand eingegeben“. Einzelne Rechnungspositionen können Sie vor dem Abschließen und Versenden ebenfalls bearbeiten.
Beim Abschließen werden Datum und Rechnungsnummer gespeichert. Danach ist die Rechnung nicht mehr frei bearbeitbar.
Wo kann ich Rechnungstexte und Angaben in der Fußzeile anpassen?
Unter „Einstellungen“ → „Textvorlagen“ bearbeiten Sie Briefkopf und Fußzeile, zum Beispiel Kontaktdaten, Adresse, Bankverbindung und UID.
Ersetzt Wasserbilanz ein Buchhaltungsprogramm und erstellt es Zahlungserinnerungen?
Sie können Rechnungen erstellen und versenden sowie Zahlungen zu Rechnungen buchen.
Eine vollständige Buchhaltung mit Eingangsrechnungen, UVA oder Kostenstellen ist nicht enthalten.
Zahlungserinnerungen und Mahnungen müssen Sie derzeit außerhalb von Wasserbilanz organisieren.
Wo stelle ich die Grundgebühr ein?
Die Grundgebühr stellen Sie unter „Einstellungen“ → „Tarife“ ein.
Dafür brauchen Sie die entsprechenden Rechte. Wenn der Bereich nicht sichtbar ist, wenden Sie sich an Ihren Vorstand oder Obmann bzw. Obfrau.
Wie storniere ich eine Rechnung?
Öffnen Sie die betreffende Rechnung und wählen Sie „Rechnung stornieren“. Geben Sie einen Grund ein und bestätigen Sie die Stornierung.
Danach wird die Rechnung als „Storniert“ markiert und der offene Betrag nicht mehr berücksichtigt.
Siehe auch: Zählerablesung und Zählertausch sowie Hinweise zum Testbetrieb.
Datenexport
Wie exportiere ich Jahresverbräuche?
Öffnen Sie bei den Anschlüssen den „Export“ und wählen Sie die gewünschten Spalten.
Für die Verbräuche stehen „Verbrauch Vorjahr“ und „Verbrauch vor 2 Jahren“ zur Verfügung. Die zugehörigen Ablesedaten können ebenfalls exportiert werden.
Falls ein Eigentümerwechsel stattgefunden hat, werden für den Anschluss die Verbräuche beider Eigentümer aufsummiert.
Die Vorschau ist nur ein Ausschnitt. Die vollständigen Daten finden Sie in der exportierten Excel-Liste.
Kann der Mitgliederexport auch die zugehörigen Anschlüsse enthalten?
Ja, beim Mitgliederexport können Sie die zugehörigen Anschlüsse mit auswählen.
Mehr zur Mitglieder- und Anschlussverwaltung.
Aussendungen und Dokumente
Wo sehe ich die Empfänger einer bereits erstellten Nachricht?
Öffnen Sie die Nachricht, wählen Sie „Ansehen“ und wechseln Sie zur Empfängerliste.
Die Liste zeigt an, an wen die Nachricht gesendet wurde. Das heißt aber nicht, dass sie auch bei allen angekommen ist.
Woher weiß ich, ob eine E-Mail zugestellt wurde?
Wenn wir eine E-Mail senden, wissen wir vorerst nur, dass sie gesendet wurde. Bei manchen bekommen wir Fehlermeldungen zurück, zum Beispiel, wenn die E-Mail-Adresse nicht mehr existiert oder vielleicht ein Tippfehler in der E-Mail-Adresse ist. Bei allen anderen können wir davon ausgehen, dass sie zugestellt wurden. Wir wissen allerdings nicht, ob vielleicht trotzdem die ein oder andere im Spam-Ordner landet. Dafür gibt es leider keine Garantie.
Fehler bei der Zustellung werden direkt im Programm angezeigt.
Warum kommen Massen-E-Mails manchmal verzögert an?
Um zu verhindern, dass wir auf irgendwelche Spam-Listen landen, senden wir Massen-E-Mails immer in Gruppen aus. Zum Beispiel: 50 E-Mails sofort und weitere 50 jede halbe Stunde.
Kann ich Dateien zu Mitgliedern und Anschlüssen ablegen und als Anhang verschicken?
Ja. Das Dokumenten-Modul ermöglicht Ihnen, Dateien bei Mitgliedern und Anschlüssen hochzuladen.
Beim Schreiben einer Aussendung können Sie außerdem Anhänge hinzufügen, beispielsweise für Einladungen oder Prüfberichte.
Kann ich eine Aussendung nach Leitungsabschnitten auswählen?
Wählen Sie in der Serienbrief-Funktion „Nach Leitungsabschnitt“, um die Aussendung auf die entsprechende Gruppe einzugrenzen.
An welche Adresse gehen Antworten auf Rechnungen und Aussendungen?
Prüfen Sie unter „Einstellungen“ → „Genossenschaft“ das Feld „E-Mail“. Antworten von Mitgliedern auf Rechnungen oder Aussendungen gehen an diese Adresse.
Wasserbilanz verwendet sie außerdem für wichtige Informationen und die jährliche Rechnung.
Die Antwortadresse ist von der technischen Absenderadresse zu unterscheiden. Als Absender der E-Mail wird nämlich ihre-genossenschaft@wasserbilanz.net angezeigt.
Mehr über Aussendungen und Serienbriefe und die Preise der Zusatzmodule.
Mitglieder und Anschlüsse
Wie ordne ich Anschlüsse einem Mitglied zu?
Sie können zuerst das Mitglied anlegen und anschließend den Anschluss zuordnen oder in umgekehrter Reihenfolge vorgehen.
Mitglieder und Anschlüsse werden getrennt verwaltet. Für beide gibt es fortlaufende Nummern; Sie können auch eigene Nummern vergeben.
Wie hinterlege ich einen abweichenden Rechnungsempfänger?
Bei freigeschaltetem Mieter-Modul verwalten Sie Verbraucher ebenfalls bei den Mitgliedern und setzen dort den dafür vorgesehenen Haken.
Beim Anschluss tragen Sie oben im Feld „Mitglied“ den Eigentümer ein. In den erweiterten Einstellungen können Sie rechts unten einen abweichenden Rechnungsempfänger festlegen.
Dieser erhält auch die E-Mail zur Zählerstandsablesung.
Brauchen Mitglieder einen eigenen Zugang für Ablesung und Rechnungen?
Mitglieder haben keinen eigenen Login. Ihr direkter Kontakt mit der Anwendung beschränkt sich auf die Eingabe des Zählerstands.
Rechnungen können Sie direkt aus dem Programm per E-Mail verschicken. Für Mitglieder ohne hinterlegte E-Mail-Adresse werden Rechnungen ausgedruckt und per Post versendet.
Mehr zur Mitglieder- und Anschlussverwaltung.
Einstieg, Zugang und Testbetrieb
Welche Daten bereite ich für den Einstieg und Datenimport vor?
Bereiten Sie möglichst eine Excel-Liste mit Mitgliedern, Anschlüssen, Zählernummern und Zählerständen vor. Vorjahresverbräuche und Tarife können ebenfalls übernommen werden.
Wir richten für Sie den Zugang ein und helfen auch gerne, die vorhandenen Daten zu importieren.
Anschließend ist ein gemeinsamer Termin sinnvoll, um Daten, Einstellungen und Tarife durchzugehen.
Muss ich meine vorhandenen Daten in eine feste Importvorlage übertragen?
Nicht zwingend. Der Import ist flexibel. Sie können uns Ihre bestehenden Dateien zunächst auch zur Prüfung zusenden. Eine Beispieldatei dient als Orientierung.
Die genaue Zuordnung und Aufbereitung Ihrer Dateien sollte vor dem Import geklärt werden.
Kann ich Wasserbilanz mit eigenen Daten ausprobieren?
Ja, Sie können für einen Test eigene Daten importieren. So können Sie nach dem Testbetrieb gleich in den Live-Betrieb übergehen.
Worauf muss ich beim Ausprobieren besonders achten?
Ein Test mit importierten Daten ist nicht automatisch eine getrennte Simulation: Das Erstellen von Rechnungen kann gespeicherte Zählerstände und damit spätere Abrechnungen beeinflussen.
Ohne aktivierten Test-Modus werden Aussendungen tatsächlich versendet. Ist der Test-Modus aktiv, zeigt die Anwendung „Test-Modus: Es werden keine E-Mails versendet.“ an.
Dieser Modus unterdrückt den E-Mail-Versand, verhindert aber nicht sämtliche Datenänderungen.
Klären Sie daher den Testaufbau und bereits erzeugte Testabrechnungen vor dem produktiven Start mit dem Support.
Wo finde ich die Einführung und womit beginne ich nach der Anmeldung?
Klicken Sie nach der Anmeldung rechts oben auf „EINFÜHRUNG ANSEHEN“. Dort finden Sie Hinweise zum Start.
Gehen Sie anschließend die Einstellungen durch und prüfen Sie Mitglieder und Anschlüsse. Namen sollten in Vorname, Nachname und Firma aufgeteilt sein.
Für die Anpassung an Ihre bisherigen Abläufe kann ein gemeinsamer Video-Termin mit den beteiligten Personen sinnvoll sein.
Wie ändere ich mein Passwort?
Mit den erforderlichen Berechtigungen können Sie unter „Einstellungen“ → „Benutzer“ den betreffenden Benutzer öffnen, „Passwort ändern“ aktivieren und ein neues Passwort setzen.
Speichern Sie die Änderung.
Wenn Sie den Bereich oder die Änderung nicht nutzen können, wenden Sie sich an Ihren Administrator (meistens Obmann oder Obfrau Ihrer Genossenschaft).
Muss ich Wasserbilanz auf meinem Computer installieren?
Nein. Wasserbilanz ist eine Webanwendung, die Sie im Browser verwenden.
Sie müssen dafür weder eine lokale Programmversion installieren noch einen eigenen Server am Standort betreiben. Die Anwendung wird zentral bereitgestellt und aktualisiert.
Wie lege ich einen zusätzlichen Verwaltungsbenutzer an?
Öffnen Sie mit den erforderlichen Administrationsrechten „Einstellungen“ → „Benutzer“ und wählen Sie „Neuen Benutzer anlegen“.
Erfassen Sie Name und E-Mail-Adresse. Aktivieren Sie „Administrator“ nur, wenn diese Person entsprechende Verwaltungsrechte benötigt.
Wenn Sie die Benutzerverwaltung nicht sehen, wenden Sie sich an Ihren Administrator (meistens Obmann oder Obfrau Ihrer Genossenschaft).
Weitere Informationen: Preise und Zusatzmodule.